时间管理:用更少的时间完成更多的工作
对于创业企业而言,有两样资源是最缺乏的,一是金钱,二是时间。只要项目好,金钱可以用投资人的支票解决,但每天 24 个小时是无法扩容的稀缺资源。对于人数有限的创业企业而言,除了让团队加班之外还有什么办法能够完成山一般的工作呢?在此我们分享一种能够提高工作效率的时间管理方法。
首先,进行时间规划
思考以下问题:
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你每日、每周惯常的工作时间?
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哪些时间被无法拒绝的项目占据,比如例会?
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你在哪些时间段工作效率最高?
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你是否存在特定的效率低下时间,比如周一?
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哪些工作是要在固定的时间段之内完成的?
以上几点是你在进行时间规划时必须考虑的因素。依自己的工作时间绘制时间表格,将无法协调时间的活动(比如例会、午饭)填入表格,优先安排需要在特定时间完成的工作,之后再根据自己的情况将表格的每一块空白填满。把工作安排在效率最高的时间段,低效的时间安排给联络交际或是阅读行业新闻,诸如此类等等,以下是一张样表:
然后,执行时间规划
时间规划的价值要通过执行才能体现,而执行的第一步便是严格捍卫自己的时间安排。有科学实验证明,当一个人从某种专注中被打断后,平均需要花费 15 分钟才能恢复之前的工作状态。你也许不能阻止所有的外界干扰,但尽量让自己的时间跟着规划走。以上表的时间安排为例,当有人问你下午 2 点到 3 点是否有时间,你就应该回答“对不起,大概要等到 5 点以后”。
贯彻执行时间规划的理想方式是让整个团队一起建立时间规划。把你的时间表对外公布,让大家根据相互的时间安排制定工作计划。因为每个人的时间表都建立在最大化自己工作效率的基础上,通过比对每个人的时间表,管理者甚至可以制定出最合适的例会时间。
一个人一时之间很难确切地知道自己何时效率高何时效率低,所以最初制作的时间规划可以在日常工作生活中慢慢调整。调整时间规划时需要遵循一个原则:最大化你的高效工作时间。慢慢地你会发现,自己在相同的时间段内完成了更多的工作。